Cara Membuat Mail Merge Word dengan Data Excel + Trik Khusus

Menggunakan Mail Merge Word dengan data Excel adalah cara bekerja yang praktis dan cerdas. Mail Merge memungkinkan Anda untuk secara otomatis mengisi dokumen dengan data spesifik dari Excel. Hal ini tidak hanya menghemat waktu tetapi juga memastikan keakuratan dan konsistensi di seluruh dokumen.

Mail Merge adalah fitur di Microsoft Word yang memungkinkan Anda menghasilkan banyak salinan dokumen dengan informasi unik untuk setiap penerima. Tidak perlu lagi copy-paste atau penyesuaian manual yang membosankan.

Misalkan Anda ingin membuat surat undangan, sertfikat atau slip gaji. Surat tersebut dibuat dengan format yang sama untuk banyak penerima. Jika tanpa menggunakan Mail Merge, Anda mungkin akan menyalin format tersebut ke beberapa halaman berikutnya, dan tentu cara ini kurang efektif dan tidak efisien.

Panduan ini akan menunjukan kepada Anda langkah-langkah untuk membuat Mail Merge Word dengan menggunakan data dari Excel. Panduan ini dapat Anda praktikan pada Office 2013 atau versi yang lebih baru. Untuk pengguna Office 2010, ada trik khusus untuk mengatasi masalah yang mungkin terjadi.

Persiapan

Anda perlu membuat dua buah dokumen untuk membuat Mail Merge Word dengan data Excel. Dokumen yang diperlukan:

1. Form yang dibuat menggunakan Word. Contoh: Surat Keterangan Penghasilan
2. Tabel yang telah terisi beberapa data contoh menggunakan Excel sebagai sumber data. Pelajari cara Membuat tabel di Excel. Catatan: Tabel yang digunakan harus berada pada baris paling atas dalam Sheet. Lihat contoh file Mail Merge Word dengan data Excel

Langkah-langkah Mail Merge Word dengan Data Excel

1. Menghubungkan Mail Merge Word dengan Data Excel

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menghubungkan Mail Merge dengan sumber data yaitu dokumen Excel. Untuk menghubungkan mail merge dengan excel, ikuti langkah-langkah di bawah ini

1.1. Pilih Dokumen Excel

• Buka dokumen Word yang telah Anda siapkan, lalu klik tab Mailings, kemudian klik Select Recipients lalu pilih Use Existing List. Jendela File Explorer Select Data Source akan terbuka

• Pada jendela File Explorer Select Data Source, pilih dokumen Excel yang telah Anda buat sebelumnya, contoh dalam panduan ini adalah Gaji Karyawan.xlsx

1.2. Pilih Sheet berisi Tabel

Setelah memilih dokumen Excel, akan tampil kotak dialog Select Table, pilih Sheet yang berisi tabel yang Anda buat, lalu klik OK

2. Memasukkan Bidang Mail Merge ke Dokumen Word

Setelah Anda memilih dokumen Excel, sekarang Anda dapat menyisipkan bidang Mail Merge ke dalam dokumen Word. Bidang ini bertindak sebagai placeholder untuk data yang akan diisi dari tabel Excel yang Anda buat.

• Pada tab Mailings, bagian Write & Insert Fields -> Insert Merge Field, Anda dapat melihat bidang-bidang sesuai judul kolom yang terdapat dalam tabel Excel.

• Masukkan setiap bidang tersebut ke posisinya masing-masing dalam dokumen Word. Klik baris atau paragraf untuk bidang tersebut lalu pilih bidang yang sesuai, bidang NAMA di paragraf Nama dan seterusnya.

• Setelah semua bidang selesai Anda masukkan ke posisinya masing-masing, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini:

3. Menampilkan Data Hasil Mail Merge di Dokumen Word

3.1. Pratinjau Hasil

Untuk menampilkan pratinjau data hasil Mail Merge, pada tab Mailings klik Preview Results. Anda dapat melihat data yang pertama tampil adalah data baris pertama di dalam tabel Excel.

3.2. Menavigasi Data Berikut dan Sebelumnya

Untuk berpindah ke data berikut atau sebelumnya, Anda dapat menggunakan tombol Navigasi (kotak merah). Anda juga dapat melompat ke nomor baris tertentu dengan cara mengetikan nomor urut sesuai urutan data dalam tabel Excel.

3.3. Mencari Baris Data Tertentu

Anda juga dapat melakukan pencarian data tertentu dengan menekan tombol Find Recipient kemudian ketikkan kata kunci yang ingin Anda temukan.

4. Mencetak Dokumen Mail Merge di Word

Anda dapat mencetak dokumen Mail Merge di Word dengan dua cara. Yang pertama dengan cara biasa melalui pintasan Ctrl+P, cara ini dapat digunakan jika Anda hanya ingin mencetak data mail merge satu per satu.

Cara yang kedua, mencetak melalui fitur cetak dari Mail Merge. Cara ini lebih efisien jika Anda ingin mencetak secara massal beberapa data sekaligus.

Untuk mencetak dari Mail Merge, pada tab Mailings klik Finish & Merge, lalu pilih Print Document. Dalam kotak dialog Merge to Printer, Anda dapat memilih nomor baris data yang ingin dicetak, All, Current Record  atau rentang baris tertentu.

Sampai di sini, langkah-langkah membuat Mail Merge Word dengan data Excel telah selesai.

Memecahkan Masalah Umum Mail Merge

Meskipun Mail Merge adalah alat yang ampuh untuk menciptakan komunikasi yang dipersonalisasi, terkadang hal ini dapat menimbulkan tantangan yang memerlukan pemecahan masalah.

Salah satu masalah umum yang mungkin terjadi saat membuat Mail Merge adalah populasi data yang salah, yaitu informasi dari data Excel Anda tidak terisi dengan benar ke dalam dokumen Anda. Hal ini sering kali disebabkan oleh perbedaan format atau inkonsistensi dalam sumber data.

Anda perlu memastikan apakah Anda telah memilih Sheet yang benar. Periksa juga tabel yang Anda buat, apakah ada ruang kosong di atas tabel?

Tantangan umum lainnya dalam Mail Merge adalah perbedaan format, yang mana tampilan dokumen hasil Mail Merge mungkin berbeda dari desain yang Anda inginkan. Hal ini dapat diatasi dengan meninjau pengaturan pemformatan dalam bidang Mail Merge dan melakukan penyesuaian.

Memformat Data Bidang Mail Merge

Anda mungkin perlu melakukan pemformatan bidang mail merge agar data yang tampil sesuai dengan yang diharapkan. Pemformatan bidang Mail Merge biasanya dilakukan untuk beberapa data khusus seperti angka dan tanggal.

Sebagai contoh, data gaji yang ditampilkan adalah Rp1000000, seharusnya adalah Rp1.000.000, dan data tanggal yang ditampilkan adalah 01/01/2022, akan lebih baik jika menggunakan format lengkap yaitu 1 Desember 2022.

Untuk melakukan pemformatan bidang Mail Merge di Word, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Klik kanan bidang yang ingin Anda ubah formatnya, lalu klik Toggle Field Code

2. Untuk memformat angka dengan pemisah ribuan, tambahkan kode  \# #.##0 setelah nama bidang, seperti di bawah ini:

Ulangi langkah satu dan dua di atas untuk setiap data yang menggunakan format yang sama.

3. Untuk memformat tanggal Indonesia, misalnya 12 April 2022, tambahkan \@”dd MMMM yyyy” setelah nama bidang, seperti di bawah ini:

Setelah memformat semua bidang yang diperlukan, hasilnya akan tampak seperti di bawah ini:

Selesai, sekarang semua data Mail Merge telah tampil sesuai format yang seharusnya.

Jika Anda masih mengalami kegagalan dalam membuat Mail Merge dengan data Excel, misal data yang tampil tidak sesuai format yang diharapkan, mungkin hal itu terjadi karena Anda menggunakan Microsoft Word versi yang lebih lama. Untuk mengatasi masalah ini, ada trik khusus agar Word menampilkan data Mail Merge sesuai format yang seharusnya.

Trik Khusus Mail Merge

Trik khusus Mail Merge Word dengan data Excel ini hanya cocok diterapkan untuk Microsoft Word 2010 atau versi yang lebih lama. Dengan trik ini, Mail Merge akan menampilkan data sesuai format yang diterapkan dalam dokumen Excel tanpa perlu mengubah format bidang mail merge dalam dokumen Word.

Ikuti langkah-langkah pemecahan masalah di bawah ini:

1. Buka Word Option yang ada di tab File lalu pilih Options
2. Di jendela Word Options, klik menu Advanced lalu pilih (centang) opsi Confirm file format conversion on open

3. Klik OK, lalu simpan dan tutup dokumen Word.
4. Buka kembali dokumen Word yang telah Anda buat Mail Merge sebelumnya.
5. Saat membuka dokumen tersebut, akan tampil kotak dialog konfirmasi seperti gambar di bawah ini, lalu klik Yes

5. Setelah dokumen terbuka, ulangi menghubungkan Mail Merge Word dengan data Excel. Langkah ini bertujuan untuk mengaktifkan koneksi baru untuk memilih sumber data dan jenis koneksi.
6. Saat Anda memilih dokumen Excel, akan tampil kotak dialog Confirm Data Source. Di bagian ini, Anda perlu menampilkan semua data source, maka centang opsi Show All. Setelah semua data source tampil, pilih MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) lalu klik OK.

7. Sistem secara otomatis membuka dokumen Excel yang telah Anda pilih sebelumnya. Pada saat tampil kotak dialog konfirmasi, klik OK

8. Jika trik ini berhasil Anda jalankan, maka dokumen Word akan menampilkan data Mail Merge sesuai dengan format yang digunakan pada dokumen Excel.

Penutup

Demikian panduan membuat Mail Merge Word dengan data Excel, semoga panduan ini dapat berguna dan memudahkan pekerjaan Anda.

Silakan unduh contoh file Mail Merge Word dengan data Excel yang telah disediakan secara gratis.

Dengan memahami konsep Mail Merge Word dengan data Excel dari contoh yang telah disediakan, Anda dapat membuat Mail Merge Word dengan skala yang lebih besar, merevolusi cara Anda menangani proses pembuatan dokumen.

Jika Anda lebih suka mengikuti tutorial dengan video, Anda bisa menonton video cara membuat Mail Merge dengan data Excel.